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Technicienne ou technicien en administration

Cégep de Victoriaville
Victoriaville

Offre #S2021-0304

CLASSE D’EMPLOI

Technicienne ou technicien en administration

SERVICE

Service de la formation continue

LIEU DE TRAVAIL

École nationale du meuble et de l’ébénisterie, Victoriaville

STATUT

Occasionnelle ou occasionnel à temps complet

HORAIRE DE TRAVAIL

35 h / semaine, du lundi au vendredi, 8 h 30 à 12 h et 13 h à 16 h 30

SUPÉRIEUR

Directrice de la formation continue (Sylvie Norris)

TRAITEMENT

Taux horaire de 22,23 $ à 29,05 $

ENTRÉE EN FONCTION

Janvier au 30 juin 2021 avec possibilité de renouvellement

Tâches et responsabilités

NATURE DU TRAVAIL

Le rôle principal et habituel de la personne de cette classe d’emploi consiste à effectuer divers travaux techniques à caractère financier administratif pour le service de la formation continue, elle assiste principalement le personnel du service aux entreprises et de la reconnaissance des acquis.  Elle assure la liaison entre le service de la formation continue et les services financiers, le service des ressources humaines et le service des communications.  Elle assiste le personnel de soutien et les usagères ou usagers du service de la formation continue.

QUELQUES ATTRIBUTIONS CARACTÉRISTIQUES

Dans le domaine de l’administration, la personne de cette classe d’emploi effectue divers travaux techniques à caractère administratif auprès de responsables d’unités administratives. Elle participe à l’élaboration de normes, de procédures et d’outils de gestion dont les spécifications lui sont fournies par du personnel cadre ou professionnel et à leur mise en application.

En ressources financières, elle effectue toutes tâches techniques relatives aux écritures comptables, aux transferts de fonds, à la production de paie et à toute production de rapports requis. Elle recueille, analyse et traite des données ou des informations en vue d’aider à la préparation du budget et à la production des états financiers.

En ressources matérielles, elle évalue les caractéristiques de nouveaux produits, voit à obtenir les informations nécessaires auprès des entreprises qui fournissent le matériel et formule des recommandations. Elle collabore à l’analyse des besoins d’ameublement et d’équipement, surveille et contrôle leur installation.

En organisation scolaire, elle participe aux opérations techniques liées à l’admission, à l’inscription, au choix de cours, à la confection d’horaires de même qu’à la gestion du dossier de l’étudiante ou de l’étudiant et du fichier informatique. Elle participe aux calculs relatifs à la charge et à l’allocation du personnel enseignant.

En ressources humaines, elle effectue toutes tâches techniques relatives à l’engagement, à l’application des conditions de travail du personnel, à l’élaboration des plans de l’effectif et à l’application des processus de sécurité d’emploi.

Dans le domaine de la bureautique, elle planifie, organise et évalue le travail d’une équipe et s’assure de la réalisation de toutes les activités selon les échéanciers prévus. Elle voit aux relations avec les autres unités administratives et les organismes externes. Elle réalise des tâches administratives complexes et assure le soutien technique dans la rédaction, le traitement linguistique des textes et la présentation des documents.

Quel que soit son domaine, elle est appelée à coordonner le travail du personnel de soutien impliqué dans la réalisation de programmes ou d’opérations techniques dont elle est responsable et à initier au travail ce personnel.

Elle utilise les outils technologiques de l’information et des communications mis à sa disposition en lien avec les travaux à réaliser.

Au besoin, elle accomplit toute autre tâche connexe.

De façon plus spécifique, la technicienne ou le technicien en administration effectue les tâches de nature opérationnelle suivantes :

• Participe à l’élaboration de normes, de procédures et d’outils de gestion dont les spécifications lui sont fournies par du personnel cadre ou professionnel et à leur mise en application.
• Participe activement au processus de mise en œuvre de la formation en ligne et occupe un rôle important au sein de la gestion de projet.
• Développe des outils de gestion et de suivi financiers, effectue la démarcation des comptes à payer et des comptes à recevoir.
• En collaboration avec les services financiers, s’assure du respect des normes et procédures de nature financière et réglementaire et prépare les dossiers d’audit requis par les organismes subventionnaires.
• Produit le suivi des indicateurs de rendement, des ratios de rentabilité et travaille à l’amélioration de ceux-ci.
• De concert avec la direction de la formation continue, prépare les budgets annuels, supporte les usagers pour leur suivi budgétaire et aide à la révision budgétaire de mi-année.
• Assure les opérations techniques liées à l’admission, l’inscription, à la confection d’horaires de même qu’à l’organisation du dossier de l’étudiant ou de l’étudiante pour le Service aux entreprises et la Reconnaissance des acquis.
• Effectue la conciliation annuelle des salaires.
• S’assure des cueillettes d’information nécessaires afin de compléter le rapport annuel.
  • Coordonne et supervise le travail des agents de soutien administratif impliqués dans les opérations financières.
  • Coordonne et supervise la transmission des informations relatives à la réalisation du plan de communication de la formation continue aux différents services.

Horaire et conditions

35 heures par semaine

	Nuit	Jour	Soir
Lundi
Mardi
Mercredi
Jeudi
Vendredi
Samedi
Dimanche

Qualifications requises

Scolarité et expérience

• Détenir un diplôme d’études collégiales (DEC) en Technique de comptabilité et de gestion ou un diplôme ou une attestation d'études dont l'équivalence est reconnue par l'autorité compétente.

Autres exigences

• Bonne connaissance du logiciel Microsoft Excel (réussir le test de niveau intermédiaire).
• Très bonne connaissance de la comptabilité (réussir le test).
• Expérience pertinente en suivi de projets et en dossier d’audit financier serait un atout.
• Tact, diplomatie, autonomie, débrouillardise, rigueur et minutie.
• Aptitude à travailler en équipe.
• Capacité à travailler sous pression.

Aptitudes linguistiques

	Parlé	Écrit
Français
Anglais
Espagnol

= Excellente maîtrise
= Connaissance fonctionnelle

 

À propos de l'employeur

Conventions collectives du personnel des Collèges d'enseignement du Québec