Adjoint(e) administratif(ve) aux projets (congé de maternité)

L’adjoint administratif agit au sein du service support de l’entreprise. Il agit comme soutien au département du service projets, de l’estimation et des opérations construction. Il œuvre pour ces départements dans les tâches et les responsabilités suivantes :

• Assure le démarrage d’un projet selon les procédures internes sous la supervision de l’autre adjointe en place;
• Effectue le suivi et l'archivage des documents contractuels (contrats, plans et devis) et techniques (document technique, échéancier, QRT, directive de chantier, etc.) ainsi que la mise à jour des bibliothèques SharePoint correspondantes;
• Assure la mise en page de différents documents (fiche technique, demande de prix, programme de prévention, avenant, lettre d’entente, etc.) requis pour la réalisation des projets en fonction des besoins spécifiés par les requérants;
• Met en page les conventions de sous-traitance selon les directives du service projet et/ou du responsable recouvrement et contentieux;
• Effectue le suivi des demandes d'appels d'offres avec le département de l’estimation;
• Analyse et valide le contenu requis avant le dépôt des soumissions;
• Rédige et transmet les soumissions;
• Assure le traitement des rapports émanant du B.S.D.Q. (réception et compilation);
• Met en page les commandes d'achats reçues du personnel technique ou du personnel de gestion, en fait la saisie au logiciel comptable et assure la transmission aux fournisseurs et/ou sous-traitants;
• Rédige, transcrit et photocopie les manuels d'opérations et d'entretien requis en fin de contrat en version électronique et/ou papier (lorsque requis);
• S’assure de réaliser toute autre tâche demandée par le vice-président développement et le vice-président opérations;
• Effectue toute autre tâche connexe reliée au poste.