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Agente ou agent de soutien administratif, classe 1

Cégep de Victoriaville
Victoriaville

Offre #S2425-1165

NATURE DU TRAVAIL

Le rôle principal et habituel de la personne de cette classe d’emploi consiste à accomplir un ensemble de travaux administratifs de nature relativement complexe selon des méthodes et procédures établies et des travaux de secrétariat liés au déroulement des activités de son secteur.

Tâches et responsabilités

QUELQUES ATTRIBUTIONS CARACTÉRISTIQUES
La personne de cette classe d’emploi effectue des opérations comptables de nature relativement complexe et voit au respect des normes et des procédures. Elle peut également effectuer certains achats de valeur peu élevée. Elle accomplit des travaux de vérification et voit au contrôle des paiements. Elle prépare et effectue les dépôts et concilie les comptes.
Elle peut réaliser des tâches liées à la rémunération et accomplir divers travaux relatifs à l’application des conditions d’emploi du personnel de son unité administrative ou du collège.
Elle peut avoir à réaliser une partie ou l'ensemble des travaux d'un secteur d’activités.
Elle transcrit des textes et reproduit différents tableaux et graphiques. Elle tient à jour des banques de données, l’inventaire des documents requis par les personnes utilisatrices, certains dossiers des personnes qu'elle assiste ainsi que leur agenda. Elle organise les réunions, convoque les personnes participantes et prépare les dossiers nécessaires.
Elle accueille les personnes, donne les informations relevant de sa compétence et les oriente à l’intérieur du collège.
Elle cherche et recueille des renseignements à inclure dans la correspondance ou dans des rapports. Elle assortit, classe et repère des documents selon les méthodes établies.
Elle initie au travail les nouvelles personnes.
Elle utilise les outils technologiques de l’information et des communications mis à sa disposition en lien avec les travaux à réaliser.
Au besoin, elle accomplit toute autre tâche connexe.

De façon plus spécifique, l’agente ou l’agent de soutien administratif au Service de la formation continue effectue les tâches suivantes :
- Gère l’inscription des étudiantes et étudiants et diffuse l’horaire de formation à la clientèle.

- Assure le suivi des paiements de la clientèle étudiante et effectue la déclaration de présence.
- Répond aux questions des personnes étudiantes et les informe sur leur cheminement scolaire, leur fournit les rappels nécessaires à leur parcours académique.
- Commande et distribue le matériel didactique ainsi que les manuels scolaires nécessaires aux élèves.
- Gère le prêt de matériel, y compris les ordinateurs destinés à la clientèle étudiante.
- S’assure que les entrées de données dans les systèmes sont réalisées de manière précise pour garantir le bon fonctionnement de l’organisation scolaire.
- Accompagne les élèves dans la recherche de documents officiels sur les plateformes utilisées par l’établissement.
- Accueille les élèves ou les futurs élèves et leur fournit les informations requises ou les oriente vers la personne compétente.
- Peut être appelée à travailler auprès d’une clientèle étudiante en démarche de reconnaissance des acquis (RAC).
- Apporte un soutien aux professionnels, tels que les conseillers pédagogiques et les aides pédagogiques dans le logiciel de gestion des élèves.

Horaire et conditions

35 heures par semaine

	Nuit	Jour	Soir
Lundi
Mardi
Mercredi
Jeudi
Vendredi
Samedi
Dimanche

Qualifications requises

SCOLARITÉ ET EXPÉRIENCE
Détenir un diplôme d’études professionnelles (DEP) avec option appropriée ou un diplôme d’études secondaires (DES) ou un diplôme ou une attestation d'études dont l'équivalence est reconnue par l'autorité compétente, et avoir une (1) année d'expérience pertinente.

AUTRES EXIGENCES
- Très bonne connaissance du français écrit (réussir le test);
- Très bonne connaissance de la suite Office de Windows, notamment les logiciels Word, Excel et PowerPoint (réussir les tests de niveau intermédiaire);
- Aptitude à travailler quotidiennement avec le système de gestion pédagogique et financière informatisée (CLARA);
- Capacité à organiser son travail et à respecter les échéanciers;
- Autonomie, débrouillardise, discrétion, tact et diplomatie;
- Sens de la clientèle, souci du détail et facilité à travailler en équipe;
- Capacité d’adaptation face aux imprévus et à travailler sous pression.

Aptitudes linguistiques

	Parlé	Écrit
Français
Anglais
Espagnol

= Excellente maîtrise
= Connaissance fonctionnelle

 

À propos de l'employeur

Conventions collectives du personnel des Collèges d'enseignement du Québec