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Agente ou agent de soutien administratif, classe 1

Cégep de Victoriaville
Victoriaville

Offre #S2021-0370

CLASSE D’EMPLOI

AGENTE OU AGENT DE SOUTIEN ADMINISTRATIF, CLASSE 1

SERVICE

SERVICE DE LA FORMATION CONTINUE

LIEU DE TRAVAIL

ÉCOLE NATIONALE DU MEUBLE ET DE L’ÉBÉNISTERIE DE VICTORIAILLE

STATUT

OCCASIONNELLE OU OCCASIONNEL À TEMPS COMPLET

HORAIRE DE TRAVAIL

35 h / SEMAINE, du lundi au vendredi, de 8 h 30 à 12 h et de 13 h à 16 h 30

SUPÉRIEUR

DIRECTRICE DE LA FORMATION CONTINUE (Sylvie Norris)

TRAITEMENT

TAUX HORAIRE DE 20,76 $ à 23,22 $

ENTRÉE EN FONCTION

LE PLUS TÔT POSSIBLE JUSQU’AU 30 JUIN 2022, AVEC POSSIBILITÉ DE RENOUVELLEMENT

Le Cégep de Victoriaville est situé dans la région du Centre-du Québec, compte plus de 400 membres du personnel et accueille plus de 1500 étudiantes et étudiants à l’enseignement régulier et plus de 350 à la formation continue. Renommé pour la qualité de sa formation scolaire et ses activités parascolaires, il offre une grille diversifiée de programmes d’études branchés dans plusieurs pavillons situés à Victoriaville et Montréal.

Tâches et responsabilités

NATURE DU TRAVAIL

Le rôle principal et habituel de la personne de cette classe d’emploi consiste à accomplir un ensemble de travaux administratifs de nature relativement complexe selon des méthodes et procédures établies et des travaux de secrétariat liés au déroulement des activités de son secteur.

QUELQUES ATTRIBUTIONS CARACTÉRISTIQUES

La personne de cette classe d’emploi effectue des opérations comptables de nature relativement complexe et voit au respect des normes et des procédures. Elle peut également effectuer certains achats de valeur peu élevée. Elle accomplit des travaux de vérification et voit au contrôle des paiements. Elle prépare et effectue les dépôts et concilie les comptes.

Elle peut réaliser des tâches liées à la rémunération et accomplir divers travaux relatifs à l’application des conditions d’emploi du personnel de son unité administrative ou du collège.

Elle peut avoir à réaliser une partie ou l’ensemble des travaux d’un secteur d’activités.

Elle transcrit des textes et reproduit différents tableaux et graphiques. Elle tient à jour des banques de données, l’inventaire des documents requis par les personnes utilisatrices, certains dossiers des personnes qu’elle assiste, ainsi que leur agenda. Elle organise les réunions, convoque les personnes participantes et prépare les dossiers nécessaires.

Elle accueille les personnes, donne les informations relevant de sa compétence et les oriente à l’intérieur du collège.

Elle cherche et recueille des renseignements à inclure dans la correspondance ou dans des rapports. Elle assortit, classe et repère des documents selon les méthodes établies.

Elle initie au travail les nouvelles personnes. Elle utilise les outils technologiques de l’information et des communications mis à sa disposition en lien avec les travaux à réaliser.

De façon plus spécifique, l’agente ou l’agent de soutien administratif au Service de la formation continue effectue les tâches de nature opérationnelle suivantes :

• Effectue certaines opérations administratives relatives à l’admission des élèves (réception de la demande, ouverture et mise à jour des dossiers).
• Reçoit et achemine les appels téléphoniques et fournit les renseignements d’ordre général.
• Achemine des appels téléphoniques afin de recruter des candidats et clients pour le service aux entreprises.
• Assiste le personnel professionnel pour des tâches de nature opérationnelle, notamment dans le cadre de la formation en ligne.
• Effectue divers travaux administratifs reliés au secteur d’activités : entrée de données, suivi des logiciels légaux, mise à jour de l’horaire-maître, prêt, préparation et circulation des appareils, tenue de la petite caisse, prêt de volumes pour les groupes à temps plein, etc.

Horaire et conditions

35 heures par semaine

	Nuit	Jour	Soir
Lundi
Mardi
Mercredi
Jeudi
Vendredi
Samedi
Dimanche

Qualifications requises

Scolarité et expérience

• Détenir un diplôme d’études professionnelles (DEP) avec option appropriée ou un diplôme d’études secondaires (DES) ou un diplôme ou une attestation d'études dont l'équivalence est reconnue par l'autorité compétente, et avoir une (1) année d'expérience pertinente.

Autres exigences

• Très bonne connaissance du français écrit.
• Très bonne connaissance de la suite Office de Windows, notamment des logiciels Word et Excel (réussir les tests de niveau intermédiaire).
• Aptitude à travailler quotidiennement avec le système de gestion pédagogique et financière informatisée (CLARA).
• Capacité à organiser son travail et à respecter les échéanciers.
• Autonomie, débrouillardise, discrétion, tact et diplomatie. Sens de la clientèle et facilité à travailler en équipe.

Aptitudes linguistiques

	Parlé	Écrit
Français
Anglais
Espagnol

= Excellente maîtrise
= Connaissance fonctionnelle

 

À propos de l'employeur

Conventions collectives du personnel des Collèges d'enseignement du Québec