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Agent(e) sénior
Fondation À Notre Santé
Victoriaville
Offre #Agent(e) sénior
Tu es une personne aux multiples talents? Tu aimes quand ça bouge? Tu n'es pas du genre à te tourner les pouces? Ton français est impeccable et on dit de toi que tu es débrouillard(e) et polyvalent(e)?
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Type de poste
Permanent (temps plein)
Employeur
Fondation À Notre Santé
5 rue des Hospitalières, Victoriaville
Québec, Canada
G6P 6N2
819-357-6005
Site web officiel
Du 31 août 2021 au 26 septembre 2021, 00h00
Tâches et responsabilités
Tu verras à :
- Assister la directrice et les coordonnatrices dans leurs fonctions;
- Accomplir les tâches courantes de secrétariat et autres (voir ci-dessous);
- Collaborer, au besoin, avec le commis de la comptabilité dans ses fonctions.
TÂCHES COURANTES
- Suivi de dossiers en marche;
- Supporter la directrice générale dans la préparation et la tenue des assemblées et en assurer la logistique (Collège des gouverneurs, AGA, CA, exécutif, comités divers,…);
- Préparation du calendrier des assemblées régulières et générales;
- Produire et acheminer les avis de convocation, projets d’ordre du jour et tous documents officiels présentés aux assemblés;
- Assister aux CA et AGA et agir à titre de secrétaire de séance pour prendre les minutes, rédiger et faire approuver les procès-verbaux;
- Assurer l’envoi des documents suite à l’AGA, mise à jour des dossiers gouverneurs et administrateurs, mise à jour des listes Prodon;
- Garder à jour les coordonnées des membres (CA, comité exécutifs, sous-comités, gouverneurs,…)
- Assister la coordonnatrice aux événements, communications, des dons majeurs ou la directrice exécutive dans la préparation et le suivi des différentes rencontres;
- Préparation et envoi des invitations, lettres informatives;
- Préparation de la documentation, des pochettes de presse…;
- Rappel des présences;
- Prodon (banque de données sur donateurs, commanditaires, dons, partenaires);
- Traitement des dons (voir ci-dessus);
- Recherches de donateurs potentiels (ajouts d’entreprises, annuaires, etc…);
- Entrée de données, modifications (changements d’adresse….);
- Mise à jour banque de données bénévoles, partenaires, commanditaires;
- Préparer des listes selon l’activité en cours
- Entrer les paiements et faire le suivi des paiements des assurances vie legs testamentaire;
- Créer des occasions et activités dans le système Prodon;
- Entrée des transactions de dons majeurs, dotations, assurance-vie, souscription privilégiée;
- Assurer l’importation et le traitement des dons en ligne.
SOUTIEN ÉVÈNEMENTIEL
- Contrôle des billets, prise des réservations de billets, envoi et facturation des billets, suivi des paiements,
- Préparation des listes des billets réservés avec les informations pertinentes (exemple golf : numéro de table, numéro de tertre de départ, etc…);
- Gestion et production des listes de base, liste de commanditaires, de bénévoles, de partenaires, de donateurs, des différents présidents et d’invités reliées aux activités et en assurer le maintien.
- Assurer l’importation et le traitement des dons en ligne reliés aux activités;
- Assister la coordonnatrice aux événements dans ses demandes de commandites, dans l’organisation et la tenue des activités;
- Fournir les données pour la préparation du rapport annuel (liste des donateurs, comités externes et montants);
- Production de coupons cocardes, numéros, etc. pour le bon fonctionnement de l’événement.
DONS MAJEURS ET PLANIFIÉS
- Création et traitements des engagements reçus et planifiés;
- Envoi des lettres de remerciement;
- Production de différents rapports ou sondage
- Préparation et envois massifs de lettres spécifiques;
- Traitement, facturation et suivi de commandites ou dons reliés aux événements spécifiques aux dons majeurs et planifiés ou en concomitance avec les événements;
- Conception et correction de lettres/textes
- Appels de remerciements des donateurs
- Mise à jour du tableau d’honneur des donateurs
- Voir à consigner par écrit les procédures à suivre pour effectuer les tâches ci-dessus;
AUTRES
- Voir à consigner par écrit les procédures à suivre pour effectuer les tâches ci-dessus.
Horaire et conditions
35 heures ou plus par semaine
| Nuit | Jour | Soir | |
|---|---|---|---|
| Lundi | |||
| Mardi | |||
| Mercredi | |||
| Jeudi | |||
| Vendredi | |||
| Samedi | |||
| Dimanche |
Qualifications requises
Aptitudes linguistiques
| Parlé | Écrit | |
|---|---|---|
| Français | ||
| Anglais | ||
| Espagnol |
= Excellente maîtrise
= Connaissance fonctionnelle