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Agent.e de soutien administratif (International)

Cégep de Victoriaville
Victoriaville

Offre #S2122-0574

Vous êtes à la recherche d’un emploi dans un milieu de travail stimulant, où vous aurez droit à quatre semaines de vacances par année, des vacances durant le temps des Fêtes, des congés flottants et de maladie, une assurance groupe, une assurance salaire courte et longue durée, ainsi qu’un fonds de pension ? Ne cherchez plus : joignez-vous à l’équipe dynamique du Cégep de Victoriaville, qui compte près de 500 membres du personnel, accueille environ 1600 étudiantes et étudiants à l’enseignement régulier et plus de 350 à la formation continue.

NATURE DU TRAVAIL

Le rôle principal et habituel de la personne de cette classe d’emploi consiste à accomplir un ensemble de travaux administratifs de nature relativement complexe selon des méthodes et procédures établies et des travaux de secrétariat liés au déroulement des activités de son secteur.

Tâches et responsabilités

QUELQUES ATTRIBUTIONS CARACTÉRISTIQUES

La personne de cette classe d’emploi effectue des opérations comptables de nature relativement complexe et voit au respect des normes et des procédures. Elle peut également effectuer certains achats de valeur peu élevée. Elle accomplit des travaux de vérification et voit au contrôle des paiements. Elle prépare et effectue les dépôts et concilie les comptes.

Elle peut réaliser des tâches liées à la rémunération et accomplir divers travaux relatifs à l’application des conditions d’emploi du personnel de son unité administrative ou du collège.

Elle peut avoir à réaliser une partie ou l’ensemble des travaux d’un secteur d’activités.

Elle transcrit des textes et reproduit différents tableaux et graphiques. Elle tient à jour des banques de données, l’inventaire des documents requis par les personnes utilisatrices, certains dossiers des personnes qu’elle assiste, ainsi que leur agenda. Elle organise les réunions, convoque les personnes participantes et prépare les dossiers nécessaires.

Elle accueille les personnes, donne les informations relevant de sa compétence et les oriente à l’intérieur du collège.

Elle cherche et recueille des renseignements à inclure dans la correspondance ou dans des rapports. Elle assortit, classe et repère des documents selon les méthodes établies.

Elle initie au travail les nouvelles personnes. Elle utilise les outils technologiques de l’information et des communications mis à sa disposition en lien avec les travaux à réaliser.

 

De façon plus spécifique, l’agente ou l’agent de soutien administratif, classe 1 à l’international effectue les tâches de nature opérationnelle suivantes :

• Assurer le service à la clientèle auprès des futurs élèves et des élèves internationaux.
• Organiser et tenir à jour les dossiers des élèves internationaux.
• Effectuer certaines tâches du bureau d’admission en lien avec les élèves internationaux (ex. : reports, désistements, envoi de lettres, répondre aux questions…).
• Envoyer les dossiers à la Fédération des cégeps pour la gestion des bourses et des exemptions.
• Supporter l’équipe d’accueil des élèves internationaux dans leurs tâches administratives, notamment en ce qui a trait à l’organisation des missions de recrutement, à la gestion des arrivées et des différents documents d’immigration.
• Effectuer les DMP, DMA et rapports de dépenses pour l’équipe d’accueil des élèves internationaux.
• Soutenir l’équipe dans l’organisation d’activités pour les élèves internationaux.

Horaire et conditions

35 heures par semaine

	Nuit	Jour	Soir
Lundi
Mardi
Mercredi
Jeudi
Vendredi
Samedi
Dimanche

Qualifications requises

Scolarité et expérience

• Détenir un diplôme d’études professionnelles (DEP) avec option appropriée ou un diplôme d’études secondaires (DES) ou un diplôme ou une attestation d'études dont l'équivalence est reconnue par l'autorité compétente, et avoir une (1) année d'expérience pertinente.

Autres exigences

• Très bonne connaissance du français écrit
• Très bonne connaissance de la suite Office de Windows, notamment des logiciels Word, Excel et Powerpoint (réussir les tests de niveau intermédiaire)
• Capacité à organiser son travail et à respecter les échéanciers
• Autonomie, débrouillardise, discrétion, tact et diplomatie
• Sens de la clientèle et facilité à travailler en équipe

Aptitudes linguistiques

	Parlé	Écrit
Français
Anglais
Espagnol

= Excellente maîtrise
= Connaissance fonctionnelle

 

À propos de l'employeur

Conventions collectives du personnel des Collèges d'enseignement du Québec