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Adjoint.e administratif.ve, Mairie et Direction générale

Hôtel de ville de Victoriaville
Victoriaville

Offre #2024-71

Sous l'autorité du Directeur général, l'adjoint.e administratif.ve du Directeur général et du Directeur général adjoint effectue diverses tâches de secrétariat reliées à la Direction générale, telles que la gestion de la correspondance, le classement de documents, la gestion d’agendas, la gestion documentaire reliée aux séances de travail, etc., ainsi que toute tâche connexe pouvant relever de cet emploi.

Tâches et responsabilités

 

• Effectuer diverses tâches générales de bureau telles que la gestion de la correspondance, le classement de documents, etc.;
• Effectuer une gestion de la correspondance, des rapports et autres documents reliés à son secteur d'activités;
• Recevoir et répondre aux appels téléphoniques à la Direction générale, fournir les renseignements demandés ou les référer à qui de droit;
• Recevoir les visiteurs désireux d'obtenir des renseignements relatifs à son secteur d'activités, répondre à leurs demandes ou les référer à qui de droit;
• Tenir à jour l'agenda du Directeur général et du Directeur général adjoint, fixer les rendez-vous après consultation avec ces derniers;
• Dresser l'ordre du jour des séances de travail et des réunions ayant rapport à la Direction générale ainsi que les comptes rendus, préparer les documents requis et assurer le suivi administratif qui découle de ces activités;
• Participer au processus budgétaire, effectuer le suivi en cours d’année et effectuer le traitement des factures de la Direction générale;
• Effectuer les tâches relatives au programme de gestion documentaire;
• Vérifier ou compiler sur des formulaires appropriés, au besoin, diverses données ayant trait aux activités du service;
• Préparer divers rapports, statistiques, etc. requis par la Direction générale et les acheminer à qui de droit;
• Prendre les dispositions appropriées, après autorisation de ses supérieurs, pour maintenir à jour et acquérir les connaissances et habiletés par rapport aux méthodes et techniques de travail telles que bureautique, etc., reliées à ses fonctions;
• S'occuper de prévoir et de réquisitionner le matériel de bureau nécessaire au fonctionnement du service;
• Communiquer avec les organismes municipaux, sociaux et communautaires, à vocation économique, touristique, industrielle ou commerciale, afin d’obtenir ou de transmettre de l’information;
• Effectuer différentes réservations d’hôtels et de moyens de transport lors de congrès auxquels participent les membres de la Direction générale;
• Effectuer le remplacement de l’adjointe administrative de la Mairie et du capital humain en cas de besoins;
• Effectuer toute autre tâche connexe demandée par ses supérieurs hiérarchiques.

 

Horaire et conditions

36 heures par semaine

	Nuit	Jour	Soir
Lundi
Mardi
Mercredi
Jeudi
Vendredi
Samedi
Dimanche

Qualifications requises

• Détenir un diplôme d'études collégiales (DEC) en technique en bureautique ou dans un domaine connexe;
• Posséder un minimum de 5 ans d'expérience dans des tâches générales de secrétariat, dont 3 ans à titre d’adjointe de direction.
• Être une personne organisée, structurée et en mesure de gérer divers dossiers simultanément;
• Manifester un intérêt marqué pour la qualité des services offerts et la recherche de l’excellence;
• Maîtriser la langue française tant à l’oral qu’à l’écrit;
• Maîtriser la Suite Office.

* Seules les personnes dont la candidature est retenue seront contactées et des tests de français préalables à l'entrevue seront à réaliser.

Aptitudes linguistiques

	Parlé	Écrit
Français
Anglais
Espagnol

= Excellente maîtrise
= Connaissance fonctionnelle

Qualités recherchées

• Souci du détail et sens de l'organisation
• Discrétion
• Polyvalence