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Agente ou agent de soutien administratif, classe 1

Cégep de Victoriaville
Victoriaville

Offre #S2425-1169

NATURE DU TRAVAIL

Le rôle principal et habituel de la personne de cette classe d’emploi consiste à accomplir un ensemble de travaux administratifs de nature relativement complexe selon des méthodes et procédures établies et des travaux de secrétariat liés au déroulement des activités de son secteur.

Tâches et responsabilités

QUELQUES ATTRIBUTIONS CARACTÉRISTIQUES
La personne de cette classe d’emploi effectue des opérations comptables de nature relativement complexe et voit au respect des normes et des procédures. Elle peut également effectuer certains achats de valeur peu élevée. Elle accomplit des travaux de vérification et voit au contrôle des paiements. Elle prépare et effectue les dépôts et concilie les comptes.
Elle peut réaliser des tâches liées à la rémunération et accomplir divers travaux relatifs à l’application des conditions d’emploi du personnel de son unité administrative ou du collège.
Elle peut avoir à réaliser une partie ou l'ensemble des travaux d'un secteur d’activités.
Elle transcrit des textes et reproduit différents tableaux et graphiques. Elle tient à jour des banques de données, l’inventaire des documents requis par les personnes utilisatrices, certains dossiers des personnes qu'elle assiste ainsi que leur agenda. Elle organise les réunions, convoque les personnes participantes et prépare les dossiers nécessaires.
Elle accueille les personnes, donne les informations relevant de sa compétence et les oriente à l’intérieur du collège.
Elle cherche et recueille des renseignements à inclure dans la correspondance ou dans des rapports. Elle assortit, classe et repère des documents selon les méthodes établies.
Elle initie au travail les nouvelles personnes.
Elle utilise les outils technologiques de l’information et des communications mis à sa disposition en lien avec les travaux à réaliser.
Au besoin, elle accomplit toute autre tâche connexe.

De façon plus spécifique, l’agente ou l’agent de soutien administratif au CISA effectue les tâches suivantes :
- Assure la coordination de l’ensemble des travaux administratifs;
- Collabore à la préparation de l’échéancier des travaux et en assure la réalisation;
- Effectue des tâches spécialisées en fonction des différents projets de recherche appliquée; recueille et sélectionne les données et prépare une synthèse des dossiers complexes;
- Interprète et sélectionne les données obtenues à la suite de contacts et d’échanges de renseignements réguliers avec d’autres unités administratives, avec des personnes ou organismes;
- Accueille les nouveaux employés;
- Valide et approuve les feuilles de temps et les demandes d’absence et de reprise de temps dans le système Clara;
- Concilie les banques de congés des employés dans le logiciel FDT Pro et Gestion du temps;
- Effectue les demandes d’achat, de paiement et la facturation en lien avec les projets de recherche;
- Sort la liste des comptes à recevoir mensuellement;
- Organise les réunions, convoque les personnes concernées et prépare le matériel et les dossiers nécessaires;
- Réserve les salles ou locaux en fonction des demandes du personnel;
- Gère le courrier;
- Gère les accès aux dossiers et documents du centre;
- Recherche et recueille des renseignements à inclure dans la correspondance et les rapports et apporte un soutien dans la rédaction de ceux-ci (plan de travail annuel, rapport annuel, requête annuelle d’information, planification stratégique, etc.);
- Assure la révision linguistique des documents destinés à l’externe (demandes de subvention, rapports de recherche, etc.);
- Met à jour les différents fichiers (guides, procéduriers, calendriers, etc.) et bases de données (Zotero, groupes d’adresses courriel, etc.);
- Effectue toute autre tâche connexe.

 

Horaire et conditions

35 heures par semaine

	Nuit	Jour	Soir
Lundi
Mardi
Mercredi
Jeudi
Vendredi
Samedi
Dimanche

Qualifications requises

SCOLARITÉ ET EXPÉRIENCE
Détenir un diplôme d’études professionnelles (DEP) avec option appropriée ou un diplôme d’études secondaires (DES) ou un diplôme ou une attestation d'études dont l'équivalence est reconnue par l'autorité compétente, et avoir une (1) année d'expérience pertinente.

AUTRES EXIGENCES
- Très bonne connaissance du français écrit (réussir le test);
- Connaissance de la suite Office de Windows, notamment les logiciels Word, Excel et PowerPoint (réussir les tests de niveau intermédiaire);
- Aptitude à travailler quotidiennement avec le courrier électronique et internet;
- Capacité à organiser son travail et à respecter les échéanciers;
- Autonomie, débrouillardise, discrétion, tact et diplomatie;
- Sens de la clientèle, souci du détail et facilité à travailler en équipe;
- Capacité d’adaptation face aux imprévus et à travailler sous pression.

Aptitudes linguistiques

	Parlé	Écrit
Français
Anglais
Espagnol

= Excellente maîtrise
= Connaissance fonctionnelle

 

À propos de l'employeur

Conventions collectives du personnel des Collèges d'enseignement du Québec